Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der Projektleitung im Tagesgeschäft und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Hintergrund
- Termine, Aufgaben und offene Punkte im Blick behalten sowie deren Nachverfolgung koordinieren
- Informationen strukturieren, Inhalte aufbereiten und für Transparenz im Projekt sorgen
- Zentrale Postfächer betreuen und eingehende Anfragen koordinieren
- Begleitung des Ein- und Austritts von Projektmitarbeitenden inklusive Organisation von Zugängen und Systemen
- Pflege von Listen und Übersichten sowie Sicherstellung klarer Teamstrukturen
- Mitarbeit bei organisatorischen Themen rund um das Projektbüro und enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen
- Verwaltung von Dokumenten und Plattformen sowie Sicherstellung einer sauberen und nachvollziehbaren Ablage
- Überprüfung der Vollständigkeit von Unterlagen gemäss Vorgaben
- Koordination digitaler Freigaben, beispielsweise über DocuSign
- Erstellung und visuelle Aufbereitung von Präsentationen und Inhalten
- Unterstützung bei interner Kommunikation wie Newslettern oder Projektupdates
- Pflege von Projektseiten sowie Mitwirkung bei der Erstellung von Videoinhalten
- Organisation von Meetings, Workshops und kleineren Events inklusive Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
- Vorbereitung von Inhalten, Protokollführung sowie Nachbereitung
- Koordination organisatorischer Details wie Räume, Verpflegung und Teilnehmermanagement
- Unterstützung der Teams im Umgang mit digitalen Tools und Plattformen
- Pflege von Projektboards und Sicherstellung von Transparenz im Fortschritt
- Einhaltung bestehender Prozesse sowie aktive Mitwirkung bei deren Weiterentwicklung
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im kaufmännischen oder wirtschaftsnahen Bereich (z. B. Kommunikation oder Marketing)
- Erste Erfahrung in Administration, Projektarbeit oder Kommunikation von Vorteil
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools und digitalen Plattformen
- Affinität zu strukturiertem Arbeiten und neuen Technologien
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
- Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- Teamorientierte Persönlichkeit mit proaktiver Haltung
- Schnelle Auffassungsgabe sowie ausgeprägte Organisationsstärke
- Hohe Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Starke Kommunikationsfähigkeiten – schriftlich und mündlich
- Gespür für Präsentationen und visuelle Inhalte
Das dürfen Sie erwarten:
- Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Projektumfeld
- Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
- Ein motiviertes Team mit kurzen Entscheidungswegen
- Moderne Tools und klare Prozesse
- Entwicklungsmöglichkeiten und spannende Projekte
Sind Sie interessiert? Dann melden Sie sich noch heute bei Sonja Trosic - Telefon: 055 220 60 99 oder via E-Mail (trosic@workmanagement.ch). Gerne gebe ich Ihnen weitere Einzelheiten bekannt. |
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